با توجه به اینکه مرسولات پستی در طول مسیر از مبدا تا مقصد در چرخه فرآیندها و عملیات پستی قرار می گیرند و در نقاط مختلف چندین بار در وسائط نقلیه پستی تخلیه و بارگیری می گردند لذا استفاده از لفاف مناسب با نوع مرسوله ارسالی تاثیر مستقیم در سالم رسیدن مرسوله به گیرنده دارد. از سوی دیگر، کیفیت فرآیند عملیاتی در پست نیز ارتباط مستقیمی با نوع لفاف و نحوه لفاف بندی مرسولات پستی دارد؛ لذا بسته بندی نقش مهمی در سرعت انجام عملیات و فرآیندهای پستی دارد.
نکات مهم در لفاف بندی مرسولات
- به هنگام انتخاب لفاف دقت نمایند که لفاف محکم و متناسب با وزن محتویات باشد.
- لفاف می بایست متناسب با شکل، حجم و ماهیت محتویات باشد.
- لفاف به گونه ای نباشد که در چرخه عملیات پستی به سایر مرسولات یا تجهیزات پستی آسیب وارد نماید یا ایمنی کارکنان را به خطر اندازد.
- لفاف بندی می بایست به نحوی انجام شود که جز با مخدوش کردن یا پاره کردن آن، نتوان به محتوای مرسوله دست یافت.
- در صورت لزوم از مواد ضربه گیر مانند پوشال، کاغذ، بالتشک هوا و مانند آن جهت مهار نمودن کامل محتویات در داخل لفاف استفاده نماید.
- کلیه درزهای موجود در لفاف با استفاده از چسب های مناسب باید پوشانده شود.
- در صورت لزوم از تجهیزات بسته بندی نظیر تسمه کش، جهت مهار مناسب تر لفاف و محتویات استفاده نماید.
- پس از لفاف بندی، می بایست در صورت لزوم با توجه به نوع محتویات نسبت به انتخاب علائم مندرج بر روی کارتن ها جهت هشدار به متصدیان در طول مسیر مبادله اقدام نماید.
تجهيزات لفاف‌بندي
برخي از لفافها مثل پاكت‌ها طوري طراحي شده‌اند كه به سهولت امكان قرار دادن محموله در داخل و چسباندن درب آن ميسر است، اما برخي ديگر از كالاها و اشيايي كه فرستندگان براي ارسال به واحدهاي پستي مي‌آورند؛ نياز به استفاده از لفافهاي كارتني و بسته‌بندي مناسب دارد. براي اين منظور وسايل و دستگاه‌هايي در دفاتر پستي مورد استفاده قرار مي‌گيرد كه امر بسته‌بندي را تسهيل مي‌كنند. اين وسايل عبارتند از:
- دستگاه منگنه بزرگ
- دستگاه آب چسب
- دستگاه تسمه‌كشي
- دستگاه لاك آب‌كن
- شیرینک پک
- چسب
- مواد ضربه‌گير
عملیات بسته بندی(لفاف بندی)
قراردادن محتويات مرسوله در پوشش‌هاي مناسب و بسته‌بندي آن اصطلاحاً «لفاف‌بندي» می گویند. مرسولات مي‌بايست با توجه به شكل فيزيكي يا احياناً خصوصيت شيميايي محتويات، بسته‌بندي يا پاكت‌گذاري شوند. برخي مرسولات مثل نامه‌ها و پاكات، توسط فرستنده و به راحتي لفاف‌بندي مي‌شوند، اما لفاف‌بندي برخي ديگر از مرسولات مثل امانت و بسته كوچك، معمولاً توسط متصدي خاصي صورت مي‌گيرد كه تجربه كافي در اين امر دارد . اصولاً لفاف‌بندي مي‌بايست متناسب با محتويات مرسوله انجام شود.
لفافها با توجه به مشخصات محتويات و نوع سرويس متفاوت می باشند كه از جمله آنها انواع مختلف پاكت، نوار نشانی دار، كارتن، چوب، فلز، كيسه پلاستيكي یا پارچه ای، جعبه‌هاي مقوايي، كارتن پلاست و موارد دیگر مي‌باشد. بنابراین در یک طبقه بندی کلی می توان لفاف بندی را در دو دسته عمومی و خاص از یکدیگر تفکیک نمود:
الف- لفاف بندی عمومی:
لفاف‌بندي عمومی معمولاً در واحدهاي قبول صورت مي‌گيرد، با اين حال فرستنده صرفاً به شرط رعايت استانداردهاي پستي و استفاده از لفاف مناسب و عدم استفاده ازممنوعات، مي‌تواند خود لفاف‌بندي را انجام دهد(البته مطابق مقررات، امانات و بسته های کوچک می بایست به صورت در باز تحویل واحدهای قبول شوند) در واحدهاي قبول معمولاً لفافهاي مرسولات پستي به سه شكل «پاكت» «كارتن» و «کیسه» در سايزها و اندازه‌هاي مختلف وجود دارد كه الگوي يك لفاف استاندارد در مورد آنها اجرا شده است.
استاندارد بودن لفاف از جهات مختلف مثل جنس، شكل، اندازه، مندرجات مي‌تواند مورد بررسي قرار گيرد كه قاعدتاً شركت‌هاي سازندۀ لفاف با رعايت موارد فوق اقدام به ساختن انواع لفاف مي‌كنند.
اگرچه حدود اندازه و حجم لفافهاي پستي تابع اندازه‌هاي استاندارد مرسولات است اما با توجه به نياز موجود براي لفاف‌بندي مرسولاتي كه از اندازه‌هاي استاندارد مندرج در قوانين و مقررات داخلی و بين‌المللي بزرگتر هستند، لفافهاي موجود در اندازه‌هاي مختلف، حتي بزرگتر از حدود استاندارد توليد و عرضه مي‌شوند.
- کارتن
- پاکت
- کیسه
ب- لفاف بندی خاص:
بعضي از انواع مواد مثل روغن ها، پودرهاي رنگي و ديگر اشياء مشابه و یا شکستنی بايستي از پوشش دو جداره شامل بطري‌هاي فلزي، شيشه‌اي، پلاستيكي به عنوان جدار اوليه و از ساير لفافها به فراخور شكل و حجم به عنوان جدار دوم استفاده شود. در ادامه برخي از مهمترين لفاف‌بندي‌ها مربوط به مرسولات خاص، تشريح مي‌شوند.
لفاف‌بندي اشياء و فلزات قيمتي :
لفاف‌بندي فلزات و اشیاء قیمتی بوسيله جعبه‌هاي مقاوم چوبي، فلزي و یامقوایی انجام مي‌پذيرد.
لفاف‌بندي مايعات و اجسامي كه به‌راحتي به حالت مايع درمي‌آيند
براي لفاف‌بندي اين نوع مواد از لفافهاي «دو جداره» استفاده مي‌گردد. به اين معنا كه ماده اصلي در يك ظرف پلاستيكي، فلزي و مانند آن ريخته شده آنگاه اين ظروف درون يك جعبه چوبي، فلزي يا مقواي ضخيم قرار مي‌گيرند. بين جدار دو ظرف بايد با مواد مناسب مانند: خاك اره، پوشال، كاغذ يا مواد مشابه پر شود. اين مواد ضمن اينكه به عنوان «ضربه‌گير» از حركت ظروف داخلي جلوگيري مي‌كنند، در مواقع لزوم بايد قابليت «جذب‌كنندگي» داشته باشند، تا در صورت نشت مايع، مانع از صدمه به ديگر مرسولات شوند.
لفاف‌بندي فيلم‌هاي قابل اشتغال وسلولوئيد خام يا ساخته شده
اينگونه مواد ابتدا در لفافهاي مخصوص كه عمدتاً از جنس فلز مي‌باشند قرار داده شده و سپس يك اتيكت سفيد كه روي آن با رنگ سياه عبارت: «سلولوئيد! از آتش و نور دور نگه داشته شود» نوشته شده، بر روي مرسوله الصاق گردد.
لفاف‌بندي پودرهاي خشك رنگ كننده
لفاف اين مواد الزاماً دو جداره است. پودر در ظروف در بسته ضد نفوذ آب، مثل پلاستيك يا پاكت‌هاي عايقي كه درب آنها با دستگاه مخصوص پرس شده است، قرار داده مي‌شود. سپس اين ظروف در جعبه‌هاي چوبي، فلزي يا مقواي مقاوم قرار داده شده و در اطراف آن يك ماده جذب كننده ريخته مي‌شود.
لفاف‌بندي اشياء شكستني
براي لفاف‌بندي اين اشياء از لفافهاي جعبه‌اي از جنس چوب، فلز يا كارتن مقاوم استفاده مي‌شود. بين شيء و جداره‌هاي لفاف بايد از مواد ضربه‌گير استفاده شود . چنانچه چند شيء شكستني در يك جعبه قرار گيرند بين آنها نيز بايد به‌دقت از ضربه‌گيرها استفاده شود. روي لفاف مرسولات حاوي اشياء شكستني علامت خاصي كه شامل تصوير يك ليوان قرمز رنگ در زمينه سفيد است، به شكل برچسب يا مهر، نشانه‌گذاري مي‌شود. نوشتن عنوان «شكستني» براي مرسولات داخله و اصطلاحا «Fragile» براي مرسولات خارجه بصورت برچسب، مهر يا دست‌نويس با رنگ قرمز و به شكلي واضح روی لفاف اين قبيل مرسولات ضروري است.
لفاف‌بندي مواد بيولوژيك فاسد شدني
اين مواد به‌صورت دو جداره لفاف‌بندي مي‌شوند.
ظرف اوليه بايد محكم، مقاوم و ضدنفوذ آب باشد.
در صورتي‌كه مواد مي‌بايست در دماي خاصي نگهداري شوند، مواد نگهدارنده دما مثل يخ بايد در ظروفي ضد نفوذ در اطراف مواد بيولوژيک قرار گيرند. لفاف بيروني بايد كاملاً مقاوم بوده و به راحتي در اتفاقات احتمالي مثل افتادن از ارتفاع متلاشي نشوند. بين دو لفاف از مواد جذب كننده به اندازه كافي كه بتواند در صورت نشت تمام محتويات را جذب نمايد، استفاده مي‌شود. نشانه‌گذاري مرسولات حاوي مواد بيولوژيك فاسدشدني شامل عنوان «نمونه آزمايشگاهي» يا معادل آن براي مرسولات خارجه «Diagnostic Specimen» و يك برچسب به رنگ بنفش داراي متن و نماد مشخص مي‌باشد.
لفاف‌بندي مواد عفونت‌زا
لفاف‌بندي اين مواد نيز همانند مواد بيولوژيك است و بايد به‌دقت و با كنترل‌هاي زياد لفاف‌بندي شود.
نشانه‌گذاري مرسولات حاوي اين مواد، روي لفاف بيروني شامل موارد زير است:
- نام صحيح محموله
- نام و نشاني شخص يا سازمان ارائه دهنده مواد
- نام و شماره تلفن فرد مسئول محموله
- درج اصطلاح «ماده عفونت‌زا» يا معادل آن به زبان لاتين «Infectious Substance».
- برچسب لوزي شكل مطابق الگوي زير كه نماد و حروف آن سياه بوده و در يك زمينه سفيد قرار دارد.
لفاف‌بندي مواد راديواكتيو
قبول و ارسال اين مواد با موافقت مراجع ذيصلاح و بصورت محدود از طريق پست امكان‌پذير است.
لفاف‌بندي اين مواد صرفاً توسط مراجع مربوطه صورت مي‌گيرد و تابع قوانين خاص آنهاست.